Đối với nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng quy trình làm việc có thể tốn nhiều thời gian và khó khăn. Tuy nhiên, ở hầu hết các doanh nghiệp, đây được coi là một công việc gần như bắt buộc. Vậy làm thế nào để bạn xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả? Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây.
Quy trình làm việc là gì?
Khái niệm quy trình làm việc
Quy trình làm việc được hiểu là kim chỉ nam, quy tắc thực hiện các bước công việc theo các tiêu chuẩn đã được thiết lập nhằm đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra, quy trình làm việc có thể được thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để đáp ứng các yêu cầu và nhiệm vụ mới.
Quy trình làm việc của một công ty là tập hợp các nhiệm vụ và công việc được thực hiện theo một trình tự cố định để hoàn thành một kế hoạch nhất định. Theo từng chức năng, nhiệm vụ, quy trình làm việc của công ty có thể chia thành 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới, quy trình xã hội / quy phạm của cơ quan quản lý nhà nước.
Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
Có thể cho rằng, quy trình làm việc là cách tốt nhất để tổ chức công việc và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Một quy trình “chuẩn”, khi được thực hiện đúng, có thể mang lại nhiều lợi ích. Trong số đó có thể kể đến:
– Cải thiện năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp của bạn
– Đảm bảo thực hiện trơn tru
– Tiết kiệm thời gian và chi phí từ các bước không cần thiết bằng cách cải thiện các hoạt động vận hành
– Nâng cao vị thế cạnh tranh của bạn trong doanh nghiệp bằng cách tạo ra những bước đột phá trong công việc mới
– Giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động bằng cách thực hiện các nhiệm vụ được tiêu chuẩn hóa theo trình tự
Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc
Để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu tất cả các bước liên quan đến việc xây dựng quy trình làm việc.
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc
Xác định các yêu cầu và mục tiêu công việc
Bước đầu tiên trong việc phát triển một quy trình tiêu chuẩn là xác định các yêu cầu. Ở đây, các công ty cần làm rõ yêu cầu công việc xây dựng là gì: nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tổ chức lại doanh nghiệp hay theo yêu cầu của lãnh đạo,…
Ngoài ra, việc xác định mục đích và phạm vi hoạt động cũng là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm ở bước này. Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, thời gian thực hiện công việc, tần suất thực hiện công việc… Đồng thời, việc xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp hướng đến đối tượng mục tiêu. . Quy trình làm việc được khuyến nghị phải được tuân thủ và tuân thủ. Nó có thể là một cá nhân, một bộ phận hoặc một lĩnh vực, …
Bước 2: Xác định số bước trong quy trình làm việc
Số lượng các bước trong một quy trình có thể được xác định tùy theo tính chất của công việc. Mặc dù quy trình làm việc không có số bước “tiêu chuẩn”. Nhưng ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có quá nhiều bước thì rất dễ dẫn đến sự cố trong quá trình kiểm soát.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của quy trình làm việc.
Xác định số bước trong quy trình làm việc
Trong số đó, 5W-1H bao gồm:
– What (cái gì?): Xác định nội dung công việc
– Why (tại sao?): Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
– When (khi nào?): Xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
– Where (ở đâu?): Xác định địa điểm, nơi thực hiện
– Who (Ai?): Xác định ai sẽ thực hiện công việc, nhân viên hỗ trợ, giám sát
– Cách thức: cách xác định công việc
5M đang xác định các nguồn lực, bao gồm:
– Con người (Nhân sự): Những người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn không? …
– Tiền bạc: Ngân sách để làm những công việc này là bao nhiêu? Nó sẽ được phân phối bao nhiêu lần? …
– Nguyên vật liệu: Tiêu chí để trở thành nhà cung cấp là gì? Các tiêu chuẩn vật liệu là gì? …
– Máy (Machine / Technology): Tiêu chuẩn của máy là gì? Công nghệ nào được sử dụng để thực hiện điều này? …
– Phương pháp: Theo phương pháp nào?
Bước 3: Kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc
Kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc
Một mô hình lý thuyết không đảm bảo quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả. Vì vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, nhà quản lý cần xác định nhiều cách để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình nhằm đảm bảo đánh giá đúng mức tốt nhất và cho kết quả tốt nhất, phù hợp với việc cải tiến thiết bị đang vận hành.
Công việc kiểm soát cần được thực hiện cẩn thận thông qua các yếu tố sau:
• Đơn vị đo công việc
• Công cụ / dụng cụ / phương pháp đo lường
• Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát tới hạn?
Để xác định phương pháp thử nghiệm, các yếu tố cần xem xét bao gồm:
• Các bước thực hiện kiểm tra
• Kiểm tra tần suất
• Người thực hiện thử nghiệm
• Trạm kiểm soát
Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra.
– Mục đích của việc kiểm tra là xác định xem công việc có được thực hiện theo tiêu chuẩn quy định hay không?
– G. Đây là một trong những điểm quan trọng nhất trong giai đoạn sản xuất thử và sản xuất thử. phương pháp thử nghiệm.
– Kiểm tra trong quá trình thực hiện.
– Đo lường tính khả thi của quy trình
Nội dung của danh sách kiểm tra: giai đoạn, hướng dẫn sử dụng, điểm kiểm soát, người kiểm tra, thiết bị được sử dụng, tần suất, hồ sơ …
Bước 5: Mô tả / giải thích các bước công việc.
– là mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
– Cách thực hiện bước công việc ntn?
– Nếu phần giải thích về cách thức (how) quá phức tạp và dài dòng … thì cần có văn bản riêng để hướng dẫn thực hiện.
Bước 6: Hoàn thành Định nghĩa, Tài liệu tham khảo và Biểu mẫu Bổ sung.
– Các định nghĩa: Giải thích ý nghĩa của các thuật ngữ trong quy trình, giải thích các từ viết tắt.
– Lịch trình: Quá trình xác định bao gồm những biểu mẫu và mã nào? ? ?
Đơn giản hóa hơn nữa việc quản lý quy trình kinh doanh với WEONE
Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ cần thiết để quản lý và vận hành đơn giản, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Phần mềm quản lý quy trình
WEONE bao gồm quản lý quy trình, quản lý công việc, quản lý kho tệp và các mô-đun khác
Phân hệ quản lý quy trình của WEONE giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và quản lý tất cả các quy trình nghiệp vụ thực tế trên hệ thống nhằm tạo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phân luồng quy trình, hồ sơ, nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hoạt động và tăng năng suất.
WEONE hỗ trợ quản lý tối ưu các quy trình phức tạp và khó nhất
Khả năng vượt trội của WEONE trong quản lý quy trình và chương trình
Quản lý quy trình: Xây dựng và tạo quy trình kinh doanh thực tế mới của doanh nghiệp trên nền tảng kỹ thuật số. Người dùng có thể tùy chỉnh các quy trình thẳng hoặc phân nhánh và tạo các quy trình con lồng nhau trong một quy trình lớn để tiết kiệm thời gian xử lý.
Quản lý quy trình: Hỗ trợ doanh nghiệp tạo và cấu hình quy trình thực tế của doanh nghiệp trên hệ thống.
Quản lý biểu mẫu: Tất cả các biểu mẫu có thể được tạo trực tiếp trên hệ thống. Tất cả thông tin về biểu mẫu đã tạo – được chấp thuận hay bị từ chối đều được lưu trữ trong hệ thống để dễ dàng truy xuất.
Quản lý Biểu mẫu Thông tin: Tạo, sửa, xóa, cấu hình các biểu mẫu thông tin vào hệ thống giúp doanh nghiệp tạo dữ liệu số cho các mục đích khác.
Quản lý hồ sơ đăng ký: Theo dõi việc xử lý hồ sơ, thống kê, phân loại chi tiết từng loại hồ sơ để nhân sự bổ sung nhanh chóng những hồ sơ còn thiếu.
Thống kê và Báo cáo: Thống kê chi tiết tình trạng của các chương trình cần thiết, giúp người quản trị nắm bắt mọi thông tin và thiết lập cảnh báo tự động. Khả năng thiết lập thời gian hoàn thành các công việc trong quy trình, tự động gửi thông báo công việc đến các đối tượng liên quan trong quy trình (khi tạo quy trình mới, khi thay đổi trạng thái Hoàn thành …)
Tích hợp chữ ký số nội bộ: Giúp giảm thời gian ký duyệt các văn bản, tài liệu nội bộ.
Với WEONE, doanh nghiệp có thể giảm 40-70% chi phí giấy tờ, tài liệu để thực hiện các quy trình, thủ tục. Hiệu quả công việc cũng tăng hơn 40-50% do người lao động không phải mất thời gian đi lại để giải quyết các quy trình, thủ tục rườm rà hay các yêu cầu đơn giản như nghỉ phép, tạm ứng lương… mà được giải quyết nhanh chóng, không vướng rào cản địa lý. 
Thống kê, báo cáo, nhắc nhở, chuyển quy trình tự động
Ngoài ra, để công việc xây dựng quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc tạo phần mềm với sự hỗ trợ của quy trình làm việc. Các phần mềm dùng để tạo quy trình làm việc có thể gọi là: VT WFMS, DocEye, Workflow,….
