PMS là gì? Nghe có vẻ không quen lắm. Trên thực tế, PMS trong khách sạn là phần mềm quản lý khách, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự.
Hệ thống quản lý tài sản, gọi tắt là hệ thống PMS, là một công cụ ngày càng hữu ích trong các khách sạn hiện đại, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên với nhiều nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, với nhiều phần mềm PMS trên thị trường hơn bao giờ hết, điều quan trọng là phải hiểu các tính năng nào là quan trọng nhất để bạn có thể đưa ra quyết định đúng đắn.
PMS là gì?
PMS (Hệ thống Quản lý Tài sản) là một hệ thống quản lý tài sản, một giải pháp phần mềm khách sạn hỗ trợ các khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày của họ. Chúng thường bao gồm các tác vụ quản trị và hành chính như đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
PMS là gì?
Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống PMS là gì?
Mặc dù có rất nhiều hệ thống quản lý tài sản trên thị trường, nhưng điều quan trọng là phải xác định một hệ thống với các tính năng phù hợp cho khách sạn của bạn. Dưới đây là 11 tính năng quan trọng nhất của PMS.
1. Đặt chỗ
Tính năng đầu tiên và rõ ràng nhất mà hệ thống quản lý tài sản cần có là khả năng xử lý các đặt phòng khách sạn. Hệ thống đặt phòng này sẽ có thể tích hợp với tất cả các kênh mà khách hàng có thể đặt chỗ và cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập vào thông tin còn hàng mới nhất.
2. Hoạt động lễ tân
Phần mềm PMS cho phép nhân viên lễ tân thực hiện nhiều chức năng quan trọng. Đặc biệt, nhân viên có thể sử dụng phần mềm của khách sạn để truy cập thông tin đặt phòng cập nhật, tình trạng của các phòng cụ thể trong khách sạn và có thể tự cập nhật các thông tin đó.
Ví dụ, nhân viên lễ tân có thể giúp khách chuyển phòng và cập nhật thông tin về phòng. Nhân viên cũng có thể tự nhận phòng, trả phòng và cấp thẻ chìa khóa.
3. Quản lý kênh
Để duy trì tính cạnh tranh, các khách sạn cần phân bổ phòng thông qua nhiều kênh khác nhau. Trên thực tế, phòng khách sạn có thể được bán thông qua các trang web khách sạn, đặt phòng qua điện thoại, đại lý du lịch trực tuyến, v.v. Điều này cho phép các kênh khác nhau được quản lý một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất sẽ bao gồm các tính năng quản lý kênh, đảm bảo phòng có sẵn trên nhiều kênh và thông tin về tình trạng phòng luôn được cập nhật. Một số hệ thống PMS cung cấp khả năng quản lý kênh trực tiếp, trong khi những hệ thống khác tích hợp với hệ thống phân phối toàn cầu của bên thứ ba.
4. Quản lý doanh thu
Một tính năng quan trọng khác của phần mềm quản lý khách sạn là chức năng quản lý doanh thu. Điều này giúp các nhà quản lý và nhân viên khách sạn đánh giá hiệu quả hoạt động của khách sạn bằng cách sử dụng các chỉ số hoạt động chính như ADR (giá trung bình hàng ngày), RevPAR (doanh thu trên mỗi phòng trống) và GOPPAR (tổng lợi nhuận hoạt động trên mỗi phòng trống).
Liên quan đến vấn đề này, một hệ thống PMS tốt cũng sẽ cung cấp khả năng quản lý kế hoạch định giá. Tóm lại, điều này sẽ cho phép khách sạn nhanh chóng xây dựng kế hoạch giá, giúp người quản lý dễ dàng đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của nhu cầu. Những thay đổi này có thể liên quan đến các mùa, các sự kiện địa phương và các yếu tố bên ngoài khác.
5. Chức năng đăng ký
Tính năng đăng ký kỹ thuật số là một dịch vụ tương đối mới trên thị trường PMS, nhưng tính năng này đang ngày càng phổ biến. Tính năng nhận phòng cho phép sử dụng thẻ thanh toán ủy quyền trước, cho phép khách nhận phòng khi đến bằng ứng dụng di động trên điện thoại hoặc sử dụng máy tự nhận phòng tại khu vực lễ tân.
Sau đó, PMS tự động đồng bộ hóa và cập nhật thông tin đăng ký và thuê phòng. Các lợi ích bao gồm tăng tốc độ, giao tiếp với khách hàng thông qua ứng dụng và cơ hội bán thêm và bán kèm. Ngay cả trong số các hệ thống PMS không trực tiếp bao gồm chức năng này, nhiều hệ thống cung cấp tích hợp với các hệ thống đăng ký bên ngoài.
Các kênh bán phòng trực tuyến hàng đầu
6. Thông tin khách hàng
Ngành khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu khách hàng. Do đó, hệ thống PMS phải bao gồm các chức năng quản lý dữ liệu khách hàng, để nhân viên có thể có được thông tin liên lạc, ngày khách hàng lưu trú tại khách sạn, thông tin về phòng của khách, v.v.
Quản lý dữ liệu khách hàng PMS
Các chương trình khách hàng thân thiết sẽ có thể được quản lý thông qua phần mềm, trong khi PMS có thể được sử dụng để hỗ trợ các nỗ lực tiếp thị. Sau đó, thông tin khách hàng có thể được lưu trữ ở một nơi, cho dù lấy trực tuyến hay trực tiếp, và hệ thống PMS thậm chí có thể được tích hợp với phần mềm CRM của bạn.
7. Dọn phòng
Hệ thống quản lý tài sản tốt nhất sẽ cho phép quản lý hiệu quả các công việc dọn phòng. Loại chức năng này có thể đơn giản như cho phép nhân viên văn phòng theo dõi tình trạng của căn phòng và liệu nó có đang được dọn dẹp hay không, nhưng nó cũng có thể cho phép giao các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên dọn phòng.
Một số giải pháp phần mềm quản lý khách sạn hiện đại hơn cũng sẽ cho phép máy tính bảng hoặc thiết bị di động kết nối với hệ thống chính. Lợi ích của việc này là nhân viên dọn phòng có thể cập nhật tiến độ của họ bất kỳ lúc nào, cung cấp các báo cáo trạng thái cập nhật bổ sung, đồng thời đơn giản hóa việc giao tiếp với quầy lễ tân.
Chúng tôi vừa chia sẻ với các bạn PMS là gì? Tính năng quan trọng nhất của PMS. Hy vọng những kiến thức trên sẽ hữu ích cho công việc và cuộc sống của bạn. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!
